Sådan knækker du TO DO listen | Startup Central
Når man starter selvstændig er der er en kæmpe to-do liste. Her får du inspiration til hvordan du knækker koden og får overskuet tilbage.

Langt de fleste klienter, jeg møder, drømmer om at blive selvstændig for at få mere frihed i hverdagen, mere overskud og en bedre work/life balance. Men inden længe ser de sig konfronteret med en kilometerlang TO DO liste. Ok, hvad var det lige der skete der? Det giver mig hverken mere frihed, overskud eller balance.

En ‘ustyrlig’ TO DO LIST er en udfordring for mange. Uanset  om du lige er startet som selvstændig eller har været i gang i et stykke tid allerede.

Mine mange års erfaring som projektleder har gjort mig til en haj i at estimere, prioritere og planlægge. I dag vil jeg dele mine bedste tips om, hvordan du kan holde styr på dine aktiviteter og opgaver, med dig.

En utæmmet TO DO liste er en motivationsdræber

Som iværksætter har du tit mange hatte på. Du er strategidirektør, marketingansvarlig, kundeservicemedarbejder, finansafdeling, produktudvikler, it-helpdesk og kantinedame.
Helt forståeligt at din TO DO list er lang. Og hvad skal du starte med? Alt er jo vigtigt! Jeg oplever, at den kan blive så overskueligt for mange, at de så slet ikke går i gang. De bliver ‘handlingslammet’.

‘Listen er al for lang til, at jeg kan nå det alligevel, og halvdelen af tingene på listen har jeg ingen ide om, hvordan jeg skal gribe an.’ Inden du overhovedet rigtig er kommet i gang, giver du op. Du mister motivationen. Men dette er ikke nødvendigt!

Med nogle enkle værktøjer kan du knække TO DO listen og holde motivationen oppe. Dine idéer forbliver ikke bare i dit hoved, men bliver ført ud i livet med en konkret og overskuelig plan.

3 steps til at prioritere din TO DO liste

  • Prioritèr dine opgaver på et overordnet plan

Jeg bruger selv et værktøj, som jeg for mange år siden opdagede i bogen ‘Making ideas happen’ af Scott Belsky. Han kalder det for ‘energy line’.

Her handler det om at bestemme sig for, hvor meget energi man vil/skal ligge i de forskellige aktiviteter. Belsky opdeler i kategorierne Extreme, High, Medium, Low og Idle. Dvs. hvad skal jeg bruge mest, høj, mellem, lidt energi på, og hvad skal jeg slet ikke beskæftige mig med lige nu.

Her er et eksempel på hvordan din energy line kunne se ud:

Igen - i dette step holder du dig i ‘helikopterperspektiv’. Du kommer slet ikke ind på, hvilke konkrete handlinger, du udfører, eller hvor mange timer, du bruger på det, og hvornår.

Jeg oplever at denne øvelse giver mig en god oversigt over hvilke opgaver jeg skal fokusere på for at drive min virksomhed frem og opnår de mål jeg sætter mig. Især det, jeg ‘parkerer’ i kategorien Idle, giver ro i maven. For så har jeg besluttet mig for, at dette ikke skal have min opmærksomhed lige nu.

Så ingen grund at det spøger i mine tanker. Jeg tager det frem igen på et senere tidspunkt. Der vil det så rykke op i en af de andre kategorier. Dvs. at din energy line er dynamisk. Den ændrer sig hele tiden. Det kræver, at du jævnligt genbesøger den og tjekker, om den stadigvæk er aktuel.

  • Bryde dine mål ned i delmål

Så langt så godt! Nu har du besluttet dig for hvad du skal fokusere på.                                   

Nu handler det om at se på de konkrete handlinger der skal til. Hvis vi tager aktiviteten ‘udvikling af indhold til online produkt’ fra ovenstående eksempel. Selve denne aktivitet lyder umiddelbart stadigvæk ret abstrakt. Hvad skal du starte med?              

Her skal du blive konkret!                                                                                                         

Hvad kræver dette konkret, at du gør?

Måske er der noget, du skal researche, aftale møder, lave et telefonopkald, tilegne dig mere viden på et bestemt område osv. Jo mindre bidder, du kan bryde opgaven ned til, jo bedre. På den måde sikrer du dig selv løbende små succesoplevelser, så det kæmpestore projekt, pludselig er forvandlet til små, overskuelige skridt.

For lad os være ærlige - Intet er bedre end at vinge noget af på din TO DO liste.

  • Hvad er det vigtigste, ikke det næste

Ligesom din energy line kræver din opmærksomhed, så skal du også holde din TO DO liste ajour. Jeg anbefaler at gennemgå den dagligt.

Stil dig selv spørgsmålet ‘ Hvad er det vigtigste jeg skal gøre i dag for at opnå mit mål?´ (Her for at producere indhold til dit online produkt).

Jeg har faktisk flere TO DO lister. En generel liste og så en ugeplan, som jeg yderligere bryder  ned i gedagene mandag-søndag. Hver morgen får dagens TO DO liste en revurdering. Og det kan sagtens være ugens TO DO også rykker sig flere gange. Jeg bliver nødt til at tilpasse, omprioritere min tid osv. Men jeg holder stadigvæk mit hovedfokus på det, jeg indledende havde besluttet mig for. For det har jeg vurderet i min energy line er det absolut vigtigste lige nu.

Men vent! Hænger det pludselig ikke sammen alligevel? Jamen…. du har sikkert regnet det ud allerede….. tilbage til din energy line.

Ved at få styr på din TO DO liste accelererer du tempoet på din iværksætter rejse. Du får en konkret plan og konkrete daglige opgaver frem for at side med en uoverskuelig liste, der får dig til at gå i baglås.

Det vigtigste er at du er realistisk! Hvad kan, skal og vil du investere din tid i - og hvor meget?

Du kan lave din TO DO liste og energy line på mange måder: Håndskrevet på papir, i Excel eller Google Sheets… Hvad end der nu fungerer bedst for dig. Jeg bruger Trello, som er et gratis planlægnings/projektstyrings tool på nettet. Det fungerer godt for mig.

Prøv det! Kast dig bare ud i det! Jeg garanterer dig, at du med disse få enkle hands-on tips til din TO DO liste vil kunne mærke en markant forskel i den måde, du arbejder på, din effektivitet og din evne til at eksekvere og manifestere.